Description du poste

Le rôle de l’assistant(e) administratif(ve) comptable est d’effectuer l’ensemble des tâches liées à la comptabilité en plus d’offrir un support administratif. Sous la supervision de l’adjointe exécutive et Directrice des ressources humaines, puis le Directeur principal des finances et secrétaire général, le ou la titulaire aura pour tâche :

• Accueillir les visiteurs et répondre aux appels téléphoniques;
• Recevoir, trier et distribuer le courrier ainsi que faire les envois postaux;
• Maintenir l’inventaire des fournitures et placer les commandes nécessaires;
• Maintenir les aires communes (cuisines, salles de conférences, etc.) propres et bien fournies;
• Effectuer la révision, la traduction, la mise à jour et la création de divers documents bilingues;
• Envoyer des communiqués par courriel ;
• Saisir les factures et les transmettre au signataire autorisé pour approbation
• Importer et poster les factures approuvées dans Sage300
• Créer des rapports de comptes créditeurs et des lots de paiements pour approbation
• Entrer les paiements dans les plateformes bancaires en ligne et les envoyer pour approbation avec la documentation justificative
• Imprimer les chèques et fournir la documentation à l’appui pour la signature
• Enregistrer les paiements et divers types de transactions dans Sage300
• Créer des fournisseurs et des clients dans Sage300
• Treasury : virements de fonds dans des comptes bancaires de Loop, gestion des fonds dans divers comptes selon les instructions
• Traiter les opérations de conversion de devises
• Effectuer des rapprochements bancaires mensuels
• Créer divers rapports de fin de mois
• Enregistrer les dépôts et les paiements reçus des clients dans Sage300
• Vérifier le relevé de compte envoyé par les fournisseurs
• Communiquer avec les fournisseurs pour répondre à des questions, répondre à des demandes ou régler divers problèmes
• Préparer les rapports de taxe de vente et les déposer sur le site Web de Revenu Québec (trimestriel)
• Préparer le rapport de rapprochement des dépenses liées aux cartes de crédit
• Aider à traiter les demandes de vérification
• Créer et tenir à jour les dossiers des fournisseurs et le classement des documents
• Réaliser toutes autres tâches connexes.

Exigences requises

• Excellente maîtrise à l’oral et à l’écrit du français et de l’anglais*
• Le niveau avancé de l’anglais est essentiel pour l’exécution des fonctions et responsabilités du poste en ce qui concerne les exigences de communication et de documentation efficaces à l’interne et à l’externe.
• Maitrise de la suite Office (Outlook, Word et Excel).

Compétences recherchées

• Positif(ve), attentionné(e) et responsable;
• Esprit d’équipe est un atout
• Souci de la qualité du service client (autant interne qu’externe);
• Capacité à travailler avec exactitude et précision;
• Capacité à travailler sous des contraintes de temps et à gérer plusieurs priorités à la fois.
• Excellentes compétences organisationnelles et méthodiques